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「 第2回 中小零細製造業の調達管理を10倍簡単にする方法 」

第2回目は「手書きしている作業を止める すぐできること 」です。


15年前に私が実際に体験したことをもとにして

同じ悩みをお持ちの方に少しでも悩みの解決の参考に

なればと思い、当時活動した内容をそのまま書くこと

にします。

参考になるかどうか解りませんが、少しでも興味を

持たれた方は、最後までお付き合いをお願いします。


【手書きしている作業の洗い出し】

 各業務で手書きしている作業を洗い出してみた。


 【在庫管理】
  
  主となる材料の1日のおおよその使用量を積み上げた

  在庫から目視で確認し在庫表に手書きで記入する


 【発注処理】
  
  手書きした在庫表より発注する材料を抜き出して発注書を

  手書きで作成しFAXで仕入先業者の担当者に送る。  


 【入庫処理】

  路線便で納品されて来た材料と納品伝票の内容を目視で

  確認し在庫表に手書きで数量を記入する。


 【棚卸処理】

  月末に品番、品名および在庫数を手書きで記入する在庫表を

  使用して、おおよそで在庫を数え棚卸結果表を手書きで作成

  し在庫状況を報告する。


各業務から手書き処理が出てきましたので、その中から直ぐに

できそうな作業を考えて、在庫表および発注書の手書き作業を

軽減することを改善対象としました。


【改善案件01 在庫表の月報化】

 在庫表を月報に変更し縦軸に品番、品名、発注書を作成する

 基準在庫数、発注ロット、リードタイム、横軸に日付と曜日を

 設定したマトリクス表をEXCElで作成し簡単な発注管理を

 行い、品番と品名の手書きを止めます。


 発注書を作成する基準在庫数と発注ロット、リードタイムを

 設定することで発注対象の選定、発注数の決定および納期計算

 を簡素化します。


【改善案件02 発注処理のシステム化】

 マイクロソフト社製OFFICEのACCESSとEXCEL

 を用いて簡単な発注書発行の仕組みを作成します。

 
 ACCESSに材料情報を管理するマスタデータを作成します。
 

 ACCESSで入力画面を作成し、マスタデータより材料情報を

 選択できるようにして、品番、発注数および納期の発注情報を

 登録できるようにします。


 EXCELで現状使っている発注書の形式を作成します。

 
 ACCESSからEXCELに発注情報を受渡ししEXCEL

 で発注情報を発注書の形式に自動編集し自動印刷できるように

 します。 

 
【改善効果】

 この仕組みを作成することで手書きの発注書を廃止しました。


 改善案件01、改善案件02で1.5時間/日の作業時間を 

 削減することができました。

 
【まとめ】

 改善案件01、02は、ともにパソコンを導入することで 

 進めることができた内容ですので、まずはパソコンを活用する

 方法ですぐにできることから始めることが改善へ繋がって

 行きます。


 改善案件02はVBAというプログラミングスキルを必要と

 しますが内容は独自で勉強してできる範囲です。

 私も独自で勉強して今回の仕組みを作成し業務に活用すること

 ができましたので決して難しくはありませんでした。


 大事なことは、決して諦めずに根気よく1歩1歩進むことで

 なんとかして楽になることを実現しようという考えを止めず

 毎日継続することです。

  
 その結果、周りの人が喜び、自身のスキルもアップするという

 プラスのスパイラルに乗ることができたのです。


 今回の改善が第1歩となって次の改善へ繋がっていきました。 



 第3回は「手書きしている作業を止める 発注処理を自動化する 」です。



最後まで読んで頂きましたこと、まことに感謝しております。

今日の記事で、感じたことや思ったことをお気軽にコメントしてください
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