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「 第3回 中小零細製造業の調達管理を10倍簡単にする方法 」

第3回目は「手書きしている作業を止める 発注処理を自動化する 」です。


15年前に私が実際に体験したことをもとにして

同じ悩みをお持ちの方に少しでも悩みの解決の参考に

なればと思い、当時活動した内容をそのまま書くこと

にします。

参考になるかどうか解りませんが、少しでも興味を

持たれた方は、最後までお付き合いをお願いします。


【発注処理を自動化する】

 今回の改善ターゲットは在庫表を廃止することで作成に

 かかっている業務(在庫管理、入庫処理、伝票確認)を

 改善して作業時間を短縮することです。


 発注処理を自動化する為の必要な情報は、材料の使用量

 材料の入荷量、作業ミスによる廃棄材料の数量および

 現在庫の正確な数値です。


 また、入荷量を把握する時の伝票確認も重要になります。


【改善案件03 在庫表の廃止】

 在庫表を廃止する為には、在庫表に記載されている情報を

 管理する仕組みが必要になります。


 簡単に言うと定点発注を自動でする仕組みを導入し発注

 業務を簡素化することです。


 定点発注を自動化するには以下の情報や仕組みが必要です。


  材料品番単位で1日の使用量を自動計算する為には、生産

  している製品1台分を構成する材料情報を管理します。


  顧客から受注した情報をもとにして製品品番単位の受注数

  を管理します。


  製品を生産する計画から生産日ごとに製品品番単位の生産数

  を計算して、材料構成情報と照合し材料品番単位で使用数

  を計算し集計することで1日の使用数を管理します。


  改善案件02で導入した発注システムから発注数と納期を

  取得して入荷情報を管理します。


  発注書を作成する基準在庫数、現在庫、発注数および

  発注済み数など在庫情報を管理できるよう材料情報管理

  マスタデータを作成します。


  1日の使用量を現在庫+発注済み数から引き、基準在庫数

  を下回っている時に発注ロットの倍数で基準在庫数を超える

  数量の発注書データを作成し発注書を発行する。


 仕組み化の実施

  ACCESSで以下のデータを作成し環境設定する。

   上で述べた情報を5つのデータに分類し環境設定します。

    材料情報管理マスタ

    製品材料構成マスタ

    発注書データ

    入庫データ

    材料使用量データ


  ACCESSのVBAで定点発注の計算方法、材料在庫の

  引き落し処理、発注書データ作成の判定、発注書発行処理

  などの機能をプログラミングし材料管理情報とデータ環境

  を連動させ情報管理を一元化します。


【改善効果】

 この仕組みを作成することで手書きの在庫表を廃止しました。


 改善案件03で、3時間/日の作業時間を削減することが

 できました。


【まとめ】

 定点発注の仕組み化はACCESSとVBAのプログラミング

 スキルのほかにデータ管理スキルが必要となります。

 本来のACCESSの機能ですので難しいことはありません。


 製品の材料構成を準備するにあたり、生産工程のメンバーの

 協力を得て構成情報の確認を行いました。


 定点発注を自動化する改善案件は準備することが多いですが

 準備が整うとその効果は絶大です。

 また、この処理に用いた材料構成情報は生産工程へ情報提供

 し生産をサポートすることができるようになり新たな改善の

 ネタができます。



 第4回は「手書きしている作業を止める 入庫処理と伝票照合の簡素化 」です。



最後まで読んで頂きましたこと、まことに感謝しております。

今日の記事で、感じたことや思ったことをお気軽にコメントしてください

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