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「 第4回 中小零細製造業の調達管理を10倍簡単にする方法 」

第4回目は「手書きしている作業を止める 入庫処理と伝票照合の簡素化 」です。


15年前に私が実際に体験したことをもとにして

同じ悩みをお持ちの方に少しでも悩みの解決の参考に

なればと思い、当時活動した内容をそのまま書くこと

にします。

参考になるかどうか解りませんが、少しでも興味を

持たれた方は、最後までお付き合いをお願いします。


【入庫処理と伝票照合の簡素化】

 今回の改善ターゲットは在庫表を廃止に伴い入庫処理の

 結果を管理する方法を仕組み化することと入荷伝票と

 発注書を照合する作業を簡素化することです。


【改善案件04 入庫処理と伝票照合の簡素化】

 入庫情報を画面より入力できる仕組みを作成して発注書

 情報データに入庫数、入庫日などの情報を記録する。


 入庫情報を元に材料情報管理マスタの現在庫および発注

 済み数情報を最新にして記録する。


 入庫情報を入力する画面は発注書ごとに採番された番号

 で情報を呼び出して情報を入力する。


 発注書と入荷伝票を照合している業務を入庫情報入力と

 同時に行う仕組みを作成する。

 
 発注書番号で入庫情報を呼び出す為に入荷伝票に発注書

 番号を明記する必要があるが、入庫伝票を仕入先様側で

 発行されますので仕入先様に発注書番号の明記を要請し

 協力して頂くようにする。


 入荷伝票に明記された発注書番号を入庫情報入力画面で

 使用して発注情報を呼び出し入庫情報を入力することで

 入荷伝票と発注書の照合も同時に完了したことにする。 

 
 この改善案件04で別々に行っていた入庫処理と伝票照合

 を同時に行え作業時間の短縮となった。 


【改善案件05 仕入先別発注書のファイリング】 

 発注書のファイリングは1日分をまとめて最新が上になる

 ようにファイリングしていたが、業者別に発注書を探す時

 にファイルのどこにあるか解らないことが良くあり作業に

 時間がかかっていた。

 これを仕入先別でファイルを分けて管理し発注書の並びを

 発注書番号の順番にファイリングすることで発注書を探す

 時にすぐに取り出せるようになった。

 また、入庫情報入力が発注書番号で行われるので発注書を

 確認しながら処理する時に無駄なことをする必要が無く

 作業の簡素化に繋がった。


【改善効果】

 この仕組みを作成することで伝票照合処理を廃止しました。


 改善案件04、改善案件05で、1時間/日の作業時間を

 削減することができました。

 
【まとめ】

 仕入先様の協力を得られ入荷伝票に発注書番号の明記がされる

 ことで入庫情報入力と伝票照合がスピードアップされますので

 仕入先様への協力要請はしっかりとした内容でお願いすること

 を徹底して行いました。

 
 紙媒体で管理する時はファイリングの仕組みと業務の仕組みを

 連動するようにすることで業務の簡素化が図れます。


 入庫情報入力の仕組み化はACCESSとVBAのプログラミング

 スキルのほかにデータ管理スキルが必要となります。

 本来のACCESSの機能ですので難しいことはありません。

 定点発注の仕組みを自力で作成するスキルがあれば、今回の仕組み

 を作成することはそんなに難しいことでありません。
 

 いろいろと試しながらプログラミングを行いましたが、この頃から

 プログラミングに悩むことも少なくなり仕組み作りが加速化して

 行きました。



 第5回は「手書きしている作業を止める 棚卸処理の簡素化 」です。



最後まで読んで頂きましたこと、まことに感謝しております。

今日の記事で、感じたことや思ったことをお気軽にコメントしてください
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