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「 第20回 中小零細製造業の調達管理を10倍簡単にする方法 」

第20回目は「 倉庫保管在庫削減 調達担当者と荷受担当者の協力体制 」です。


15年前に私が実際に体験したことをもとにして

同じ悩みをお持ちの方に少しでも悩みの解決の参考に

なればと思い、当時活動した内容をそのまま書くこと

にします。

参考になるかどうか解りませんが、少しでも興味を

持たれた方は、最後までお付き合いをお願いします。





前回の改善で、荷受けタイミングを業者毎に決めることで

荷受け作業を時間別に分散することで、荷捌き作業と在庫

確認のタイミングを一定にすることでお互いの作業ロスを

削減することができた。


また、改善するにあたり関係する業者担当者と人間関係を

築くきっかけとなり、協力体制を強化し情報の共有をする

ことで改善活動が加速的に進むこととなった。


情報の共有を行うようになってから、少しずつお互いの

思いが伝わるようになり、ちょっとした協力体制ができて

きています。

入荷情報の伝達だったり、材料情報を表示する札の作成で

あったりとお互いの業務中に行い難いことを、それぞれが

サポートし合うように心掛けることで、お互いの困りごと

をカバーするようになってきています。



【改善案件24 積極的な協力体制】

 調達担当者と荷受担当者がお互いに得意とする作業や

 ちょっとした時間に行える作業を協力して行っていくことで

 今まで改善するのに時間がかかっていたことをスムーズに

 進められるような協力体制を築きあげること。


 調達担当者はデスクワークをメインとする業務となっていて

 荷受担当者は倉庫管理をメインとする業務となっている。

 ここで、困りごとの対応作業を区分けしどちらが行う方が

 スムーズに作業が進むかを相談します。


 区分けした作業の担当者をバックアップする協力者を1名

 付けます。(当時は、筆者である私が行いました)


 両方のことを理解しながらいっしょに作業をし改善活動を

 進めていきます。

 担当者といっしょに作業することが非常に重要ですので

 決して作業をまかせっきりにしないことです。

 担当者には、自主的に改善活動をしているということを

 意識付けする必要があるので、必ずいっしょに作業して

 担当者を孤立させないことです。


 一度でも「やらされている感」を担当者に感じさせると

 積極的に活動をしなくなるだけではなく、不平不満を口に

 し始めて周りに悪影響を与えます。



【改善効果】

 担当者が話し合い作業分担は以下の通りとしました。

 調達担当者

  パソコンを使ってできる作業

  調達業務の各作業の改善点作成

 荷受担当者

  荷受け場から倉庫内で確認できる情報収集

  荷受けから倉庫内保管作業の改善点作成


 主担当として作業を行いますが、各々がお互いの作業に

 ついて、改善点を作成することは問題ありません。


 定期的に各々が作成した改善点や実施した作業について

 お互いが思っていることを相談する場を設けることに

 よって、改善点の方向性があっているのかを確認したり

 改善点の内容をさらに改善するといったことを行いました。


 結果、各々が思っていることを相談し、意見の違いから

 衝突を繰り返し、ふりだしに戻ることも多々ありました。

 二人の間に入っている協力者が、各々の考えを融合して

 新しい改善を提案することで衝突したことを前進の一歩に

 変化させることもしてきました。


 ただ、業務のことについての衝突ですのでお互いが納得した

 内容で活動した時のスピード感はかなりのものになります。



【まとめ】

 今回の活動は、調達担当者と荷受担当者の協力体制をさらに

 強化することを目的として第三の協力者を設定して、お互いの

 思いをくみ上げ、融合し新しい内容にして再提示することで

 ぶつかり合っていた意見をうまく調整して、お互いが納得する

 活動にすることが重要になります。


 今回は3名でうまく調整ができるようになり、新しい改善内容

 がそれぞれの担当者から提示されるようになり、改善活動はさらに

 活性化されていきました。


 実際は、この2人に11名の協力者が生産工程より名乗りを

 あげてくれて、いっしょに活動することで今までできなかった

 ことができるようになってきました。


 もちろん、11名の協力者の困りごとを改善することにも

 取り組み始めました。


 そして、この11名が購買品材料を管理し、他の生産工程へ材料を

 準備してJITで届けるというチームが出来上がっていきました。

 このチームを引っ張ったのは、調達担当者と荷受担当者の2人で

 あることは言うまでもありません。


 ここからが、材料を購買する側と材料を使う側が協力して、今までは

 無かった材料供給体制を作り上げて行くことになります。


 JITの考え方は切り離せないことになっていて、ベストタイミング

 で材料を仕入して、ベストタイミングで材料を供給する。


 いかに「楽をして今までと同じ作業をするか」を追求することで

 今までに無い作業方法が考えられて新たな改善活動が始まりました。


 2人で始めた改善活動が周囲を巻き込んで大きく成長して強固な

 協力体制が出来上がっていきました。


この活動については別の機会にて紹介していくことにします。



 次回は調達担当者を2名体制にして調達管理業務を強化してシステム

 ツールを充実し業務の簡素化を実施したことを説明します。 



第21回は「システムツールの充実 材料情報の明確化」です。



最後まで読んで頂きましたこと、まことに感謝しております。

今日の記事で、感じたことや思ったことをお気軽にコメントしてください
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