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「 第21回 中小零細製造業の調達管理を10倍簡単にする方法 」

第21回目は「 システムツールの充実 材料情報の明確化 」です。


15年前に私が実際に体験したことをもとにして

同じ悩みをお持ちの方に少しでも悩みの解決の参考に

なればと思い、当時活動した内容をそのまま書くこと

にします。

参考になるかどうか解りませんが、少しでも興味を

持たれた方は、最後までお付き合いをお願いします。





前回の改善で調達担当者、荷受担当者、現場作業者の

強固な協力体制を構築することができ、改善活動の輪

を大きく広げるきっかけとなった。

やがて、この小さなきっかけが生産工場全体の活動へ

と広がりさらなる加速をすることになりました。


一度動きだした改善活動の輪は、加速しながら前へ前へ

と進んでいき、新たな課題に直面して解決する。

この流れを繰り返して、改善に改善が重なって大きな

効果をもたらしてくれます。


このようになってしまえば、進む方向を修正しながら

改善のベクトルを合せていくことで、それぞれの工程が

目標としたことに到達するまで進んでいきます。

そして、それぞれの目標を達成した時に、工場全体の

目的を達することに繋がっていきます。


さて、調達管理の改善活動はどのようなことになって

いるかと言いますと材料在庫の情報管理はシステム化

することで軌道に乗りつつあります。


ただ、材料品番から材料の特徴、購買条件、保管場所

などの情報がすぐに解る状態ではありませんでした。


ここでの困りごとは、調達担当者と生産工程の作業者が

材料について会話する時に何をもって材料を特定するか

が問題になっていました。


生産工程からの材料情報の問い合わせは名称や使用用途で

説明されることが多く、材料品番はほとんど使われること

がありませんでした。

それは、生産工程では材料品番を表示している材料は

ほとんど無かったことが原因となっています。


生産工程で材料品番を表示することは可能ですが、日々

使用する材料の種類や数量が異なる為、材料の定置化は

実現が難しい案件になっていました。


この困りごとに対応する為に、新たに材料管理ツールを

導入しました。



【改善案件25 材料情報を共有するツールの導入】

 調達担当者と生産工程作業者の情報を繋ぐことができる

 ツールを開発して材料情報の検索を容易に行えるように

 する。


 材料情報の検索は、材料品番を部分入力(選択式)にして

 あいまい検索を行えるようにする。


 材料情報は以下のとおり

  品番、名称、使用シリーズ、調達条件などの基本情報

  材料使用、入荷による在庫推移と入出庫情報

  倉庫内保管場所を番地化した保管場所情報

  材料の写真、図面などの形状情報

  材料の特徴、情報交換キーワードなどの補足情報


 これら5つをグループとして情報を編集して2つの画面で

 確認できるツールを作成する。


 画面の割り振りは、基本情報と入出庫情報を第1画面に

 保管場所情報、形状情報、補足情報は第2画面に配置し

 問い合わせの状況により画面を切り替えて使用する。


 生産工程へ発行していた使用材料ピッキングリストに

 材料品番の表示を追加して生産工程担当者が材料品番を

 確認できるように改善しました。



【改善効果】

 今回作成して材料管理ツールは、異なる切り口の情報で

 同じ材料情報を取り出せることを主な目的としました。


 使用材料ピッキングリストを改善したで生産工程からの

 問い合わせが材料品番で行われることが多くなり、調達

 担当者と情報交換がスムーズにできるようになりました。


 材料品番が解らない時に材料管理ツールの第2画面を

 使用して形状や特徴により材料を特定しました。


 材料を準備する工程からは、翌日の材料を準備をする為に

 倉庫内のどの場所に材料が保管されているかという問い

 合わせがあり、材料管理ツールの第2画面を使用して

 保管場所情報を伝えました。


 調達担当者は入出荷情報と在庫推移から材料の発注数を

 調整したり、発注基準数の再設定をするのに第1画面の

 基本情報と入出庫情報を活用しました。



【まとめ】

 材料情報を一つの管理ツール集約し、すべての情報が確認

 できるような画面構成にして表示することで、調達担当者

 の業務を簡素化することできて、作業ロスを削減すること

 に繋がりました。


 また、今まで生産工程作業担当者からの材料情報の問い

 合わせは複数のパターンがあり、それぞれに合わせた対応

 をしていたが、使用材料ピッキングリストに材料品番を

 印刷し材料品番で情報伝達を行うようルール化することで

 問い合わせ時に発生していた作業ロスを削減することに

 繋がりました。


 材料品番が解らなくなった材料に対応する為のあいまい検索

 機能や形状情報、補足情報を備えておくことで、材料品番以外で

 問い合わせがあった時にも対応できるようになりました。


 このように、2つの材料管理ツールと各ツールの運用ルールを

 投入し正しく使用することで、それぞれの工程で発生していた

 困りごとや作業ロスを解消することができました。


 ここでは、各工程の作業者に必ず守ってほしい運用ルールの

 説明とどうしても運用できない時の対処についてお願いする

 ことと今回狙っている「材料品番での情報伝達」を実現する

 為に、材料品番でしか情報伝達できない状態を作り出すこと

 が重要になります。


 それしかできない状態は、各作業担当者が無意識のうちに

 材料品番を確認して伝えることになる材料管理ツールと運用ルール

 を作ることでポイントは、やらされている感がないようにする

 ことです。


 かなり、ツールも充実し作業効率が向上してきました。


 さらなる作業効率の向上を目指すために、二つ材料管理ツールを

 導入していきます。


 次回は、「入出庫情報」に特化した材料管理ツールの導入について

 説明します。 



第22回は「システムツールの充実 入出庫情報の明確化」です。



最後まで読んで頂きましたこと、まことに感謝しております。

今日の記事で、感じたことや思ったことをお気軽にコメントしてください
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