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「 第22回 中小零細製造業の調達管理を10倍簡単にする方法 」

第22回目は「 システムツールの充実 入出庫情報の明確化 」です。


15年前に私が実際に体験したことをもとにして

同じ悩みをお持ちの方に少しでも悩みの解決の参考に

なればと思い、当時活動した内容をそのまま書くこと

にします。

参考になるかどうか解りませんが、少しでも興味を

持たれた方は、最後までお付き合いをお願いします。





前回の改善で調達担当者と生産工程作業担当者で

材料情報の伝達方法をルール化し材料品番で問い

合わせを行うことにしたことによって、調達担当者の

作業ロスが削減され、材料情報検索の作業性が向上

しました。


また、生産工程作業担当者が無意識で材料品番を確認

して情報を伝達できるようにしたことで、材料の形状

など作業担当者ごとにことなるイメージでの情報伝達

が削減され、情報伝達時の作業ロスを削減することが

できました。


生産工程の作業担当者から問い合わせが多いことは

材料がいつ入荷するかを確認することでした。

また、一度に複数の材料品番についての問い合わせが

あり複数回検索する必要かあるパターンに対しての

対応が不十分でした。


今回の改善はこの複数回検索しなければならない

パターンに対応する為に進めたことを説明します。



【改善案件26 入出荷情報一覧を共有するツールの導入】

 当時の入荷情報確認方法は、調達担当者に材料品番を

 連絡して、入荷情報を調べた結果を作業担当者に返答

 することになっていた。


 調達担当者が倉庫などパソコンの無い場所で入荷情報

 の問い合わせを受けた時は、事務所まで戻ってツール

 で検索し入荷情報を作業担当者へ伝達することで対応

 していた。


 この対応は直ぐに情報を共有できないのと移動を伴う

 ことでロスが大きく出てしまうことが問題点でした。


 また、複数の材料品番をまとめて検索するような機能

 が必要となったことで材料管理ツールの機能追加を

 行い対応することとしました。


 調達担当者が事務所外で作業している時に入荷情報の

 問い合わせを受けた時の対策として入荷情報一覧表を

 印刷し、直ぐに取り出し使えるようにすることで

 パソコンを使用しなくても情報を提供できる環境を

 整えました。



【改善効果】

 今回作成した入荷情報一覧画面や入荷情報一覧表は

 複数の材料が材料品番順に並び一目で入荷情報と

 使用量情報が確認できるようになっています。


 入荷情報一覧画面は、入荷情報のすべてを反映した

 情報を画面に表示する機能と入荷情報一覧表を印刷

 する機能を備えています。


 入荷情報一覧表は、すべての入荷情報を印刷する

 機能と日付を設定することで、設定した日付に入荷

 がある情報のみを印刷する機能を備えています。


 調達担当者はこれらの材料管理ツールを駆使して

 作業担当者からの問い合わせに即座に答えて対応して

 きました。


 この材料管理ツールにより調達担当者の作業ロスは

 大きく削減され、業務の改善に繋がっていきました。


 作業担当者を待たせることなく情報を伝達できること

 により、判断の遅れで発生していた、生産工程での

 作業ロスを削減することができました。



【まとめ】

 今回の材料管理ツールのようにちょっとした情報を

 直ぐに取り出して使用できるようにすることで

 多くの作業者が作業ロスと感じていたことを解消する

 ことができます。


 作業の中で、「待つ」ということは本人には対応が

 難しく、しかも重要なことを判断するもとになることが

 多いことで本来は直ぐにできるようなことができずに

 大きな作業ロスとなってしまいます。


 情報についてもJITで扱い伝達することで生きた情報

 になり、伝える側、受ける側ともにスムーズな作業に

 繋げることができます。


 問い合わせに対して、直ぐに答えが帰ってくることは

 常に答えを持っていなければなりません。

 このように常に答えを持っておくことができるのが

 今回導入した材料管理ツールとなります。


 パソコンの前で、倉庫の中で、2つの材料管理ツールを

 使い分けて直ぐに対応することが作業ロスを削減する

 最短の活動になります。


 ツール自体は、必要な機能のみを搭載した簡単なものに

 してあります。

 あまり多機能なツールにしても、使いこなすのに時間が

 かかったり、必要のない機能まで備えられていることは

 ツールを導入することで新たな作業ロスを発生させます。


 必要な機能を最小限のツールで実現していくことが

 作成する側も使う側もロスなく作業ができることに

 繋がっていくのです。


 単機能のツールを使い分けて業務を簡素化することで

 一見複雑になっているような業務を、いとも簡単に改善

 することができてしまうことがあります。


 ちょっとした困りごとを単機能のツールで解決すること

 を進めることを考えられるのが良いと思います。



 次回は、「発注基準数情報」に特化した材料管理ツールの

 導入について説明します。



第23回は「システムツールの充実 発注基準数情報の明確化」です。



最後まで読んで頂きましたこと、まことに感謝しております。

今日の記事で、感じたことや思ったことをお気軽にコメントしてください
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