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「 第26回 中小零細製造業の調達管理を10倍簡単にする方法 」

第26回目は「システムツールの充実 仕組みの問題解決 」です。


15年前に私が実際に体験したことをもとにして

同じ悩みをお持ちの方に少しでも悩みの解決の参考に

なればと思い、当時活動した内容をそのまま書くこと

にします。

参考になるかどうか解りませんが、少しでも興味を

持たれた方は、最後までお付き合いをお願いします。





前回の改善で倉庫内の材料管理についてルールの見直し

と新しいルールの導入を実施したことと棚卸の概念に

重さを活用することを取り入れたことにより棚卸業務は

飛躍的な進歩を遂げることができた。


しかし、当初の目標であった1日で棚卸業務を完結する

ということは実現できていない。


これを実現する為に棚卸業務の要になるシステムツール

に改善のメスを入れさらなる作業性の向上を図ることと

する。


システムツールを改善する為に作業者へ聴き取りを実施

したところ、システムツールを導入したタブレットPC

が不足していることが解ってきた。

ただ、このタブレットPCとバーコードリーダーは高価

なことが大きな問題で簡単に台数を増加することができ

難くなっていた。

ここで「金のかわりに知恵をだせ」を実施した。


今回は、システムツールの改善と新しい知恵について

説明をします。


【改善案件30 システムツールの改善と新ツールの導入】

 今回は前々回の改善で新たに問題となった以下の2点に

 ついて改善を実施する。


 ツールの操作性を向上

  どのような点が使い難かったか等、ツールの不具合に

  ついて聴き取りを実施したところ以下のことが解った。

   画面に表示される文字が小さく材料品番や在庫数が

   見難い。

   キーボードのキーが小さく入力し難い。

   理論在庫や入数が表示されていない。

   同一品番で複数回の在庫入力を行った時に前回入力

   の有無と前回入力値と合算する機能がない。


 タブレットPCの台数を増加

  タブレットPCの台数が不足していることから、棚卸

  担当者は材料品番毎に数えた在庫数を材料品番札に

  マスキングテープに記入して貼り付けて目視確認を

  行い、タブレットPCの入力担当者はその数値を入力

  する作業を行っていた。

   改善当時、タブレットPCとバーコードリーダーは

   かなり高価だった為に簡単に導入できるものでは

   無かった。


   そこで「金の代わりに知恵をだせ」を合言葉に

   新しいツールを投入することにした。

   かなり表現がオーバーになっているが、内容は至って

   シンプルで過去に使用していた棚卸検討表を改善して

   事務所のデスクトップPCから入力できるようにする

   ことである。

   棚卸検討表にバーコードを印刷して、棚卸担当者は

   倉庫内で在庫数を棚卸検討表に記入し事務所へ渡す。

   事務所では在庫入力担当者がデスクトップPCに導入

   した実棚システムを使って在庫数を入力する。

   簡単に言えば、倉庫内で在庫数をバーコードの横に記入

   して事務所でタブレットPCに導入したツールを

   デスクトップPCで使えるようにして事務所で在庫入力

   を実施する。

   後はタブレットPCとデスクトップPCの棚卸データを

   取り込んで材料品番毎に集計して在庫更新情報を作成し

   内容に問題が無ければ在庫情報を更新する。



【改善効果】

 操作性は作業者が求めていることを実現したことで棚卸担当者

 が満足する内容となっていた。

 また、棚卸情報の入力時間も少しではあるが改善され作業時間

 の短縮に繋がった。


 棚卸検討表の再投入とデスクトップPC用実棚システムの投入

 により、棚卸業務の作業時間が大幅に短縮され1日で棚卸業務

 を完結することができるようになった。


 この時に開発した実棚システムが後に循環棚卸を行うときの

 重要なツールになるが当時はそこまでは想定をしていなかった。


 今回の改善で当初の目標にしていた1日で棚卸業務を完結する

 ということは実現に至った。



【まとめ】

 今回の改善は、あえて過去に行った改善をゼロベースで考え直し

 必要となった棚卸検討表を復活させることで設定した目標を突破

 することができた。


 現在のようにタブレットPCが高機能化し価格もリーズナブルに

 なっていたなら、棚卸検討表の復活は無かったと思います。

 当時は高価な機器を多く導入ことはできず、過去の改善をもとに

 戻して新しい改善をするということが頻繁に行われていました。


 改善は1回すれば終わりではなく、改善の結果を再利用して新た

 な改善を行っていくことは非常に重要なことです。


 「改善結果は次の改善のためにある」


 次を狙って行く為のステップが改善活動の結果であって決して

 ゴールではないし、改善に最終ゴールもない。

 なぜなら、改善は永遠にスパイラルアップしていくからである。

 目的・目標はあってもゴールは存在しないから面白いと思う。


 一つでも改善活動を真剣の取り組み結果を出せた時に本当の面白さ

 が解ると思いますので、それまで徹底的に活動しましょう。


 ツールの操作性改善は使用する作業者の意見に耳を傾け、ちょっと

 したことを見逃さずにすべて機能化することをおすすめします。

 
作業者が求めることを実現することで、作業者から新たな改善ネタ

 になるような会話ができるかもしれません。


 まずは、作業者の受け止め方を重視して改善活動を進めましょう。


このように改善活動を続けて30案件の改善を行いましたが

たくさんの問題はまだまだ解決されることなく、いろいろな場所で

いろいろな困りごととなって存在しています。

この困りごとをあぶりだして解決していくかが改善活動の

楽しみでもあるのです。

26回にわたって調達管理のちょっとした困りごとについて

書いてきましたが、まだまだたくさんの改善とその後が

あります。

この先には、激動の調達管理が待っているのですが

すべてを書いてしまうと、とてつもなく長くなってしまい

飽きてしまいそうですので続きは次の機会にします。


26回もの間、飽きずに読んで頂きまして感謝しております。


「皆様、誠にありがとう」ございました。


ブログは終了しませんのでご心配なく...


最後まで読んで頂きましたこと、まことに感謝しております。

今日の記事で、感じたことや思ったことをお気軽にコメントしてください
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